La comunidad es una alternativa proporcionada por Argo para organizar grupos de usuarios corporativos que necesitan visualizar y/o interactuar con solicitudes de otros. Se trata de un tipo de registro no obligatorio en Argo.
Para su configuración, deberá seguir esta ruta:
Configuración → Registros auxiliares → Comunidad → Nuevo:
Un usuario puede ser vinculado a una comunidad de dos formas:
- Asignando la comunidad en el perfil del usuario, en cuyo caso el usuario pertenecerá a la comunidad seleccionada en el campo ‘Comunidad’ de su perfil:
Un usuario sólo puede pertenecer a una comunidad, en una relación ‘uno a uno’.
- En la liga ‘Usuario x comunidad’ (Ubicada en Argo clásico) que se encuentra en la sección ‘Usuarios y grupos’, el usuario se puede acoplar a una o varias comunidades:
Aquí el usuario se podrá relacionar con la(s) comunidad(es) mediante una relación uno a muchos.
Adicionalmente, existen dos tipos de comunidades: comunidad ‘Abierta’ y comunidad ‘Cerrada’.
A continuación, algunos ejemplos de las reglas y dinámica de las comunidades:
Si el usuario pertenece a una comunidad abierta, verá e interactuará (*) con las solicitudes de los solicitantes pertenecientes a la misma comunidad.
Si el usuario pertenece a una comunidad cerrada, no va a visualizar ni interactuar con las solicitudes de los solicitantes de esa comunidad.
Si el usuario es ligado a una comunidad abierta o cerrada, va a ver las solicitudes de los viajeros de esa(s) comunidad(es). Es importante mencionar que sólo podrá ver, sin interacción.
(*) INTERACCIÓN con la solicitud significa que puede: Elegir, Cancelar o Duplicar.
Ejemplos de uso:
Ejemplo 1:
Se crea la Comunidad ‘Ejecutivos’.
Esta comunidad se crea como CERRADA.
Los Ejecutivos son registrados como pertenecientes a esta comunidad.
Esta comunidad es CERRADA porque los ejecutivos no deben ver los viajes de los demás.
En esta comunidad se podrán configurar estructuras de aprobación o políticas específicas para los usuarios que contenga la comunidad ‘Ejecutivos’.
Ejemplo 2:
Se crea la Comunidad ‘Secretarias’.
Esta comunidad se crea como ABIERTA.
Las secretarias se registran como pertenecientes a dicha Comunidad.
Como esta comunidad es ABIERTA, las secretarias visualizarán y podrán interactuar (*) en
los viajes solicitados por todas las integrantes de la Comunidad.
Digamos que hay un grupo de 4 secretarias que atienden los viajes de un determinado departamento.
Una secretaria puede abrir la solicitud y otra perteneciente a la la comunidad abierta
‘Secretarias’, puede interactuar, por ejemplo, eligiendo o cancelando.
Por lo tanto, estarán disponibles para la comunidad ‘Secretarias’ los viajes solicitados por
las integrantes, independientemente del viajero.
Ejemplo 3:
Se crea la Comunidad ‘Proyecto X’.
Esta comunidad se crea como CERRADA.
Los viajeros que pertenezcan a este grupo, se registran como pertenecientes a la
comunidad ‘Proyecto X’.
Dicha comunidad es CERRADA porque sus integrantes no deben ver los viajes de los demás.
Existe un gerente de la comunidad ‘Proyecto X’, al que se le puede configurar ligándolo
a esta comunicad. Por lo tanto, el gerente visualizará los viajes de todos los viajeros de la
Comunidad ‘Proyecto X’, independientemente de quien solicitó.
Una comunidad también sirve para definir estructuras de aprobación, formas de pago y algunas políticas, pero su principal función es compartir la accesibilidad de las solicitudes.