O Custo Total da Viagem é uma funcionalidade do Argo Expense que permite visualizar, diretamente na prestação de contas, um resumo consolidado dos gastos corporativos relacionados à viagem.
Além das despesas da prestação de contas em análise, o resumo contempla também os demais gastos corporativos relacionados à mesma viagem, lançados em outras solicitações de viagem, oferecendo uma visão consolidada e mais completa dos gastos realizados na empresa.
Essa visão consolidada facilita a análise financeira da viagem e torna o processo de conferência e aprovação mais contextualizado.
➡️ Como funciona?
Ao criar uma prestação de contas, o viajante pode associá-la a uma solicitação de viagem do Argo.
Quando essa associação existe, durante a conferência ou aprovação da prestação de contas, é exibido o resumo financeiro da viagem, reunindo todos os custos relacionados àquela solicitação.
O resumo considera, por exemplo, despesas como:
- Passagens aéreas;
- Hospedagem;
- Locação de veículos;
- Transporte rodoviário;
- Prestação de contas vinculada à viagem;
Importante: O resumo é apenas informativo e não altera os valores da prestação de contas em análise.
➡️ Quais são os benefícios?
Com o Custo Total da Viagem, conferentes e aprovadores passam a ter uma visão mais estratégica durante a análise da prestação de contas.
Entre os principais benefícios estão:
- Visualização consolidada dos custos da viagem;
- Mais contexto para conferência e aprovação;
- Melhor entendimento do investimento realizado pela empresa;
- Apoio a decisões mais assertivas;
- Maior transparência sobre os gastos corporativos.
➡️ Quem pode usar?
- A associação da solicitação da viagem na prestação de contas é realizada pelo viajante.
- O resumo do Custo Total da Viagem, somando os gastos das duas solicitações, é exibido para usuários responsáveis pela análise da prestação de contas, como: Conferentes e Aprovadores.
➡️ Como ativar a funcionalidade?
Inicialmente, o Custo Total da Viagem é uma funcionalidade disponível mediante habilitação no ambiente da empresa. Caso sua organização tenha interesse em utilizar esse recurso, entre em contato com o Suporte Argo para solicitar a ativação.
👥 Conheça a nova experiência
Após a ativação do parâmetro via Suporte, para que o fluxo seja iniciado é necessário que o viajante tenha ao menos uma solicitação de aéreo, hospedagem, rodoviário, locação ou serviço emitida. Viagens em outros status não serão exibidas para o usuário.
🔷Experiência do Viajante
1. Ao criar uma nova prestação de contas, o usuário verá o botão “Associar Viagem”.
2. Ao acioná-lo, será exibida a lista de solicitações de viagens emitidas em nome do viajante. Ele poderá então selecionar uma ou mais delas para serem somadas ao custo total da prestação.
3. Após a seleção, o usuário poderá seguir com o lançamento das despesas da viagem normalmente.
🔷 Experiências do Conferente e Aprovador
1. Nas telas de aprovação e conferência, o usuário verá agora a solicitação de viagem associada à prestação de contas, caso o viajante optado por realizar o vínculo entre as ordens. Também são exibidos os principais dados da viagem, como data, destino, valor e outros.
2. Na seção “Custo Total da Viagem” é exibido um resumo com o total da prestação de contas realizada + todos os custos da viagem atribuída, incluindo taxas, trazendo o Custo total por moeda da viagem
