Se um gasto corporativo acontece na mesma cidade do viajante, e não houve adiantamento prévio, ele pode solicitar um reembolso diretamente pela home do Expense:
Acesse “Prestação de Contas” e preencha os dados do solicitante, depois clique em “Escolher”:
O sistema pedirá os dados administrativos:
Ao acessar o menu “Lista de despesas existentes” conseguimos utilizar gastos que:
- Foram criados como rascunho pelo Argo Mobile
- Foram criados como rascunho pelo menu “Despesas”
- Encontram-se na fatura do cartão corporativo para quem possui Expense Plus
Caso não utilize tais recursos, o colaborador deve clicar em “Criar Nova Despesa” para fazer a prestação:
Inclua os detalhes, o comprovante e clicar em “Adicionar”. Observe que para que o sistema considere o valor da despesa no cálculo, deve-se marcar a flag “Reembolsável”:
Caso a despesa possua um limite de valor por cidade, o drop down “Localidade” ficará disponível e se a cidade for selecionada, a regra de valor será aplicada.
O campo “Chave de acesso do documento fiscal” se refere a um identificador único do cupom fiscal, o qual serve para verificar a autenticidade do documento no site da receita de cada estado. Seu preenchimento no Argo tem as seguintes características:
- Ele vale só para o Brasil e só para cupons que tem o QR Code (assim como a leitura automática de QR Code e o OCR no app Argo Mobile).
- Caso o cliente tire a foto de um cupom fiscal com QR Code para criar uma despesa no Argo Mobile, o app irá tentar preenche-lo automaticamente.
- O campo não é obrigatório.
- Na web, caso o usuário queira preencher manualmente, há uma validação do código.
Neste caso como não há adiantamento prévio, o sistema já gera reembolso devido ao funcionário:
A partir daí, ele pode salvar os lançamentos para finalizar posteriormente ou enviar os dados para aprovação. A OS seguirá o fluxo de conferência/aprovação, conforme parametrizado.