Esta página describe de manera detallada la configuración y el funcionamiento de la sensibilización del presupuesto por Cuenta Contable en las solicitudes de Travel en Argo.

Esta funcionalidad amplía el control presupuestal del módulo de viajes, permitiendo que el consumo del presupuesto esté alineado con la estructura contable de la empresa, tal como ya ocurre en el módulo de Expense.

Visión general de la funcionalidad

La sensibilización del presupuesto por Cuenta Contable en Travel permite que las solicitudes de viaje consuman el presupuesto con base en la cuenta contable asociada a los servicios de viaje (aéreo, hotel, renta de autos, entre otros).

Con ello, el impacto financiero deja de ser exclusivamente por Centro de Costo y pasa a considerar también la estructura contable definida por el cliente.

Cuándo utilizar la sensibilización por Cuenta Contable en Travel

Este modelo es recomendado para clientes que:

• Cuentan con un control presupuestal orientado a la contabilidad

• Desean mayor granularidad en el análisis de gastos de viajes

• Ya utilizan la sensibilización por cuenta contable en Expense

• Necesitan estandarizar el comportamiento entre Travel y Expense

Requisitos previos

Antes de utilizar la sensibilización por Cuenta Contable en Travel, es necesario asegurar que:

• Los Centros de Costo estén registrados y activos

• Las Cuentas Contables estén registradas correctamente

• Los servicios de Travel estén vinculados a las cuentas contables

• El módulo de Presupuesto esté habilitado en el ambiente

Paso 1: Registro de la Cuenta Contable

La cuenta contable define qué servicios de viaje consumirán un determinado presupuesto.

Cómo configurar

1. Accede a Configuraciones > Catálogos Auxiliares > Cuenta Contable

2. Haz clic en Nuevo

3. Ingresa:

   • Empresa (cuando aplique)

   • Código y descripción de la cuenta contable

   • Tipo de viaje (Nacional, Internacional o Ambos)

4. Selecciona los servicios de Travel que deben utilizar esta cuenta contable, como:

   • Viaje – Aéreo

   • Viaje – Hospedaje

   • Viaje – Renta de autos

   • Viaje – Servicio

   • Viaje – Terrestre

5. Guarda el registro

Importante:

• Los servicios seleccionados determinan qué solicitudes impactarán el presupuesto vinculado a esta cuenta contable.

• En general, se recomienda utilizar una sola cuenta contable para todos los servicios de Travel, simplificando la gestión.

Paso 2: Registro del Presupuesto por Cuenta Contable

Después de registrar la cuenta contable, es necesario crear el presupuesto correspondiente.

Cómo configurar

1. Accede a Configuraciones > Presupuesto

2. Haz clic en Nuevo

3. Completa los campos:

   • Centro de Costo

   • Cuenta Contable

   • Empresa (cuando aplique)

   • Periodo del presupuesto (mensual o anual)

   • Monto presupuestado

4. Guarda el registro

Observaciones:

• Cada centro de costo puede tener múltiples presupuestos, siempre que estén vinculados a cuentas contables o periodos distintos.

• El monto ingresado debe considerar la moneda estándar configurada en el ambiente.

Funcionamiento de la sensibilización en Travel

Con la configuración completada, el consumo del presupuesto ocurre automáticamente durante el flujo de solicitud de Travel.

Cómo se impacta el presupuesto

• La solicitud de viaje utiliza la cuenta contable asociada al gasto seleccionado

• El valor del viaje comienza a consumir el presupuesto vinculado a dicha cuenta contable

• El impacto ocurre conforme al periodo configurado en el presupuesto

Momentos de validación

Argo valida el saldo disponible:

• Durante la creación de la solicitud

• Durante el flujo de aprobación

• En el momento de la emisión, conforme a las políticas de presupuesto configuradas

Reglas de bloqueo, alerta y validación

El comportamiento estándar de Argo es bloquear la emisión de la solicitud cuando no hay saldo disponible en el presupuesto.

Este comportamiento puede ajustarse mediante las políticas de presupuesto, permitiendo:

• Bloqueo en la creación de la solicitud

• Bloqueo en la aprobación

• Compromiso anticipado de valores

• Permitir exceder el presupuesto

• Transferencia de saldo al mes siguiente

Además, es posible configurar alertas automáticas para avisar cuando el presupuesto esté próximo a su límite.

Consulta y seguimiento del presupuesto

El seguimiento del consumo puede realizarse de dos maneras:

• Resumen del presupuesto en la solicitud, mostrado según la política configurada

• Consulta de Presupuesto, accesible desde el menú, permitiendo filtrar por:

  • Centro de Costo

  • Cuenta Contable

  • Periodo

Buenas prácticas

• Validar la estructura de cuentas contables antes de liberar el uso en producción

• Asegurar que todos los servicios de Travel estén correctamente vinculados

• Utilizar alertas para evitar excedentes inesperados

• Alinear el modelo de sensibilización con la política financiera de la empresa

Consideraciones finales

La sensibilización del presupuesto por Cuenta Contable en Travel ofrece mayor control, visibilidad y alineación contable sobre los gastos de viajes.

Esta funcionalidad complementa el modelo tradicional por Centro de Costo y garantiza consistencia con el comportamiento ya existente en el módulo de Expense.