Gastos de anticipo
Es necesario informar qué tipos de categorías y gastos puede visualizar el solicitante, al momento de solicitar su anticipo o rendición de cuentas. Para un anticipo, el usuario todavía no sabe la cantidad exacta que gastará en cada situación, por lo que los conceptos y nomenclatura suelen ser más generales. Algunas corporaciones utilizan el concepto ‘Per diem’ (también conocido como dieta); otras usan conceptos que se refieren al motivo del viaje, dependiendo de cada contexto.
Acceda a la siguiente ruta:
Configuración → Registros Auxiliares → Gasto → Nuevo
Complete los campos ‘Nombre’, ‘Cuenta contable’ y ‘Tipo de gasto’. Cabe mencionar que el sistema permite actualizar los datos sin incluir la cuenta contable, sin embargo, el gasto no aparecerá para el usuario corporativo.
Las reglas que definen la cantidad tienen más sentido cuando registramos los gastos de rendición de cuentas, como veremos a continuación.
Gastos de rendición de cuentas
En este punto, el viajero ya sabe exactamente las cantidades y conceptos en los que gastó, por lo que la comprobación debe ser muy detallada. Por lo tanto, pondremos a su disposición gastos específicos. En el mismo menú, incluya ‘Cuenta contable’, ‘Nombre’, ‘Tipo de gasto’, y así mismo, defina el campo ‘Categoría de gasto’ para una mejora administración.
En las casillas, administramos si los gastos son válidos para viajes nacionales y/o internacionales, además de definir si los usuarios deberán agregar el recibo de la rendición de cuentas.
Dos categorías de gastos merecen ser destacadas:
Trayecto (Kilometraje)
Si seleccionamos esta opción, el sistema abrirá un campo para ingresar el valor del kilometraje. Por lo tanto, cuando el usuario ingrese el origen y destino, el cálculo será automático:
Al utilizar este valor en la rendición de cuentas, el usuario puede ingresar, además del origen y destino, hasta nueve paradas:
Esta misma información sreá visualizada por el aprobador de reembolso.
Viaje
Si marcamos la categoría ‘Viaje’, el sistema permitirá vincular una solicitud de viajes en la rendición de cuentas:
En la parte inferior de la pantalla, encontrará la sección Cantidad.
Primero, definimos si la rendición de cuentas del gasto se deberá seleccionar individualmente, por ejemplo, en el caso de que el cliente no pueda confirmar o rendir cuentas de dos viajes de taxi a la vez, sino que se incluya una línea de gastos para cada ‘item’, por ejemplo:
- Nota: Es importante considerar la advertencia en la parte superior de esta pantalla en la que se informa que la configuración de estos límites de gastos es únicamente aplicable al apartado de Anticipos.
Otra opción es limitar la cantidad permitida por día, por servicio o por solicitud. Existe la posibilidad de permitir una tolerancia en relación con este total, como se explica en el texto de cada campo:
Reglas de valores
Además de las cantidades, muchos clientes también cuentan con políticas de valores. Exceptuando por las categorías de ‘Trayecto’ (Kilometraje) y ‘Viaje’, colocaremos las reglas en seguida de registrar los gastos. Para ello, identifique el ícono con signo de moneda (‘$’) del lado izquierdo del nuevo gasto:
Ingrese el monto, la moneda y defina si este valor puede cambiarse o no. Después dé clic en ‘Agregar’:
Pueden existir diferentes reglas basadas en el uso de una sub empresa, centro de costo, ciudad, comunidad, nivel jerárquico o usuario. Para ello, sólo use los filtros disponibles en caso necesario. Dejando en blanco los campos, estas reglas aplicarán para todos los casos y usuarios.
También es posible determinar reglas de valores diarios para gastos en función de su categoría. Acceda al siguiente menú:
Configuración → Utilidades → Valor de categoría
Llene los campos requeridos y dé clic en ‘Agregar’:
En la solicitud, se agregarán ‘items’ relacionados con la misma categoría para validar la política. Recuerde que, si hay reglas específicas para este gasto, el sistema considerará sólo la política de gastos, y no la categoría.