Esta página descreve de forma detalhada a configuração e o funcionamento da sensibilização do orçamento por Conta Contábil em solicitações de Travel no Argo.

Essa funcionalidade amplia o controle orçamentário do módulo de viagens, permitindo que o consumo do budget esteja alinhado à estrutura contábil da empresa, assim como já ocorre no módulo de Expense.

 

Visão geral da funcionalidade

A sensibilização do orçamento por Conta Contábil no Travel permite que as solicitações de viagem consumam o orçamento com base na conta contábil associada aos serviços de viagem (aéreo, hotel, locação, entre outros).

Com isso, o impacto financeiro deixa de ser exclusivamente por Centro de Custo e passa a considerar também a estrutura contábil definida pelo cliente.

Quando utilizar a sensibilização por Conta Contábil no Travel

Esse modelo é recomendado para clientes que:

• Possuem controle orçamentário orientado à contabilidade
• Desejam maior granularidade na análise de gastos com viagens
• Já utilizam sensibilização por conta contábil no Expense
• Precisam padronizar o comportamento entre Travel e Expense

Pré-requisitos

Antes de utilizar a sensibilização por Conta Contábil no Travel, é necessário garantir que:

• Os Centros de Custo estejam cadastrados e ativos
• As Contas Contábeis estejam cadastradas corretamente
• Os serviços de Travel estejam vinculados às contas contábeis
• O módulo de Orçamento esteja habilitado no ambiente

Passo 1: Cadastro da Conta Contábil

A conta contábil define quais serviços de viagem irão consumir determinado orçamento.

Como configurar

1. Acesse Configurações > Cadastros Auxiliares > Conta Contábil
2. Clique em Novo
3. Informe:
   • Empresa (quando aplicável)
   • Código e descrição da conta contábil
   • Tipo de viagem (Nacional, Internacional ou Ambas)
4. Selecione os serviços de Travel que devem utilizar essa conta contábil, como:
   • Viagem – Aéreo
   • Viagem – Hospedagem
   • Viagem – Locação
   • Viagem – Serviço
   • Viagem – Rodoviário
5. Salve o cadastro

Importante:

• Os serviços selecionados determinam quais solicitações irão sensibilizar o orçamento vinculado a essa conta contábil.
• Em geral, recomenda-se utilizar uma conta contábil para todos os serviços de Travel, simplificando a gestão.

Passo 2: Cadastro do Orçamento por Conta Contábil

Após cadastrar a conta contábil, é necessário criar o orçamento correspondente.

Como configurar

1. Acesse Configurações > Orçamento
2. Clique em Novo
3. Preencha os campos:
   • Centro de Custo
   • Conta Contábil
   • Empresa (quando aplicável)
   • Período do orçamento (mensal ou anual)
   • Valor orçado
4. Salve o cadastro

Observações:

• Cada centro de custo pode possuir múltiplos orçamentos, desde que vinculados a contas contábeis ou períodos distintos.
• O valor informado deve considerar a moeda padrão configurada no ambiente.

Funcionamento da sensibilização no Travel

Com a configuração concluída, o consumo do orçamento ocorre automaticamente durante o fluxo de solicitação de Travel.

Como o orçamento é impactado

• A solicitação de viagem utiliza a conta contábil associada a despesa selecionada
• O valor da viagem passa a consumir o orçamento vinculado àquela conta contábil
• O impacto ocorre conforme o período configurado no orçamento

Momentos de validação

O Argo valida o saldo disponível:

• Durante a criação da solicitação
• Durante o fluxo de aprovação
• No momento da emissão, conforme as políticas de orçamento configuradas

Regras de bloqueio, alerta e validação

O comportamento padrão do Argo é bloquear a emissão da solicitação quando não há saldo disponível no orçamento.

Esse comportamento pode ser ajustado por meio das políticas de orçamento, permitindo:

• Bloqueio na criação da solicitação
• Bloqueio na aprovação
• Empenho antecipado de valores
• Permissão de estouro do orçamento
• Transferência de saldo para o mês seguinte

Além disso, é possível configurar alertas automáticos para avisar quando o orçamento estiver próximo do limite.

Consulta e acompanhamento do orçamento

O acompanhamento do consumo pode ser feito de duas formas:

• Resumo do orçamento na solicitação, exibido conforme política configurada
• Consulta Orçamento, acessível pelo menu, permitindo filtrar por:
  • Centro de Custo
  • Conta Contábil
  • Período

Boas práticas

• Validar a estrutura de contas contábeis antes de liberar o uso em produção
• Garantir que todos os serviços de Travel estejam corretamente vinculados
• Utilizar alertas para evitar estouros inesperados
• Alinhar o modelo de sensibilização com a política financeira da empresa

Considerações finais

A sensibilização do orçamento por Conta Contábil no Travel oferece maior controle, visibilidade e alinhamento contábil sobre os gastos com viagens.

Essa funcionalidade complementa o modelo tradicional por Centro de Custo e garante consistência com o comportamento já existente no módulo de Expense.