Após a configuração feita, o orçamento começará a ser consumido, e sempre que a OS for emitida o valor total da solicitação será retirado do mês em que a OS for emitida, isso por padrão. Se a OS for cancelada o valor voltará ao orçamento do mês se cancelado no mesmo mês da emissão.

Para acompanhar esse consumo em tela, deve-se configurar a política “SALORC” que apresentará o resumo do orçamento de acordo com o parâmetro escolhido, neste caso pode-se configurar para apresentar em todos os status da solicitação:

O resumo do orçamento possui as seguintes colunas:

– Vlr. Orçado: Valor configurado no orçamento, o montante inicial

– Vlr. Previsto: Solicitações empenhadas, por padrão após a aprovação da OS o valor fica empenhado, ou seja, destinado para aquela OS.

– Vlr. Realizado: Solicitações emitidas e debitadas neste orçamento.

– Vlr. Disponível: É o resultado de Valor Orçado – Valor realizado, ou seja, o que está livre para utilização.

– Vlr. Viagem: Valor total da viagem da OS. Esse valor somente aparece após a criação da OS, ou seja, do status de “Aguardando Aprovação” em diante.

– Vlr. Final: É o resultado do Valor disponível – Valor da Viagem, ou seja, o que sobra.

Além da apresentação do saldo na tela da OS, é possível que o acompanhamento do orçamento seja feito através do menu “Consulta Orçamento”. Para que esse item fique disponível, é necessário habilitar a política “ORCCON”.

Na tela de consulta insira a Conta Contábil, Centro de Custo e o período desejado. Depois clique em pesquisar:

Quando uma solicitação é cancelada, o sistema retorna o saldo ao orçamento do mês em questão e ela deixa de aparecer no histórico.

O comportamento padrão do Argo é que em caso de saldo insuficiente no orçamento, entende-se saldo insuficiente quando não houver valor disponível, bloqueará a emissão da solicitação, ou quando houver uma emissão de reserva on-line o Argo bloqueará a emissão da reserva neste mesmo status, resumindo, sempre na emissão.

Para mudar os comportamentos padrões citados é necessário habilitar a política “CONORC” e, de acordo com os parâmetros disponíveis, esses comportamentos serão alterados.

Vejamos os parâmetros abaixo:

Por exemplo: ao habilitarmos a Política com o parâmetro “Bloqueia o estouro na aprovação”, quando a OS estiver no status “Aguardando Autorização”, o aprovador não conseguirá seguir. Neste caso, portanto, o bloqueio não será na emissão.

Com o parâmetro “Bloqueia no estouro na criação”, caso não haja saldos orçamentários o suficiente, o usuário não conseguirá criar uma OS.

Com o parâmetro “Empenha e verifica saldo do orçamento na escolha”, no status “aguardando escolha”, é verificado se existe saldo no centro de custo informado e o valor já será empenhado no mês de abertura da solicitação. Caso a solicitação seja online, não havendo saldo, ela cairá para escolha e fica gravado no follow up a mensagem:

“Empenha valor considerando data final da viagem”, empenhará o valor no mês da data final da viagem.

“Empenha valor considerando data inicial da viagem”, empenhará o valor no mês da data inicial da viagem.

Com o parâmetro “Permite o estouro do valor orçado”, não é feita a validação do saldo e a emissão da solicitação é realizada normalmente, sendo que o respectivo orçamento ficará com o saldo negativo.

No caso do parâmetro “Transfere orçamento para o mês seguinte”, existe uma rotina que transferirá o orçamento para o próximo mês.

Para o fluxo de Expense, teremos alguns comportamentos específicos:

• O valor do Adiantamento será empenhado após a aprovação.
• Após o pagamento do Adiantamento o valor deste será realizado caso o ambiente esteja somente habilitado com adiantamento (MODADI)
• Se o ambiente possuir o módulo de reembolso (MODREE), somente teremos um valor realizado no lançamento do pagamento da prestação de contas, ou seja, no final do processo.
• Após a prestação de contas, o aprovador de Conferência/Reembolso visualizará o valor do Adiantamento e das despesas lançadas somados no campo “Vlr. Viagem”.
• Após a aprovação de Conferência/Reembolso, o valor que será considerado no “Vlr previsto” será o do Adiantamento.
• Após o lançamento do pagamento da OS, o saldo final da prestação de contas irá para o realizado, exemplo: Adiantamento R$ 100,00 + R$ 150,00 Prestação de Contas = R$ 150,00 descontados do Orçamento.

Observações:

• Os valores empenhados e realizados serão apresentados no relatório de Orçamento.
• Solicitações reprovadas não aplicarão impacto no orçamento.
• A categoria de despesas VIAGENS será ignorada para o orçamento, pois o valor da viagem já terá sido sensibilizado no orçamento do devido produto emitido.
• As regras de débito ou crédito no orçamento seguirão o valor da prestação de contas, ou seja, levando em consideração valores de reembolso ou devolução.
• Caso o adiantamento não seja utilizado após seu pagamento, o usuário deverá prestar contas com total de devolução para que o fluxo possa seguir e o valor retornar ao orçamento total.
• O débito ou crédito do orçamento sempre será realizado de acordo com a data de pagamento informada no Lança Pagamento, seguindo assim o conceito contábil mundialmente aplicado.
• Caso a solicitação seja composta por um produto de viagens e adiantamento, as regras do orçamento seguirão a do produto de viagens para toda a solicitação.
• A política ORCPED não funcionará para controle orçamentário do Expense.

 

O Argo também avisa quando o orçamento estiver acabando, neste caso utilizaremos a política “PERORC” para definir até dois avisos para quando o orçamento atingir uma percentagem restante o e-mail ser disparado. Os e-mails serão disparados para os aprovadores e para os e-mails cadastrados através do menu “Lista de e-mail orçamento” (menu clássico):