Depois que um adiantamento é aprovado, a despesa fica no status “Aguardando Lançamento” para detalhamento dessa prestação:
Ao acessar o menu “Lista de despesas existentes” conseguimos acessar gastos que:
- Foram criados como rascunho pelo Argo Mobile
- Foram criados como rascunho pelo menu “Despesas”
- Encontram-se na fatura do cartão corporativo para quem possui Expense Plus
Caso não utilize tais recursos, o colaborador deve clicar em “Criar Nova Despesa” para fazer a prestação:
Ele deve incluir os detalhes, o comprovante e clicar em “Adicionar”:
O campo “Chave de acesso do documento fiscal” se refere a um identificador único do cupom fiscal, o qual serve para verificar a autenticidade do documento no site da receita de cada estado. Seu preenchimento no Argo tem as seguintes características:
- Ele vale só para o Brasil e só para cupons que tem o QR Code (assim como a leitura automática de QR Code e o OCR no app Argo Mobile).
- Caso o cliente tire a foto de um cupom fiscal com QR Code para criar uma despesa no Argo Mobile, o app irá tentar preenche-lo automaticamente.
- O campo não é obrigatório.
- Na web, caso o usuário queira preencher manualmente, há uma validação do código.
Caso a despesa possua um limite de valor por cidade, o drop down “Localidade” ficará disponível e se a cidade for selecionada, a regra de valor será aplicada.
Para o sistema considerar que o cálculo dessa despesa deve ser considerado na OS, deve-se marcar a flag “Reembolsável”:
Depois disso, o colaborador pode adicionar mais despesas ou enviar para aprovação. Se ele simplesmente “Salvar Lançamentos”, o sistema entende que ele vai acessar a OS mais tarde para concluir essa prestação:
O ícone de “Anexar o comprovante de devolução” ficará disponível na Prestação de contas enquanto o resumo indicar a prestação como “devolução”
Ou na tela da solicitação no menu “Consulta” em todos os status da prestação de contas.
Insira o documento, a descrição e clique em “Salvar”:
O usuário do departamento terá acesso a essas informações na tela de Pagamentos.
- Para que o ícone fique disponível, é necessário que a prestação de contas seja de uma OS com adiantamento e que nesse processo seja gerada uma devolução.
- O adiantamento precisa estar aprovado e pago pelo usuário financeiro.
- Como o comprovante pode ser inserido diversas vezes, apenas o último inserido ficará disponível para a consulta do financeiro.