É possível solicitar um adiantamento para atender ao usuário corporativo em sua própria cidade. Trata-se de um gasto planejado, ou seja, o pedido do dinheiro é feito antes da data da despesa. Por exemplo, vou a um treinamento no centro da cidade na próxima semana, mas sei que terei gastos com café da manhã e táxi. Na tela inicial entro no ícone do Expense, clicando depois em “Adiantamento”:
Adicione o viajante, o motivo e o centro de custo:
Preencha os detalhes do adiantamento, clicando no “+” para adicionar. Por fim, o sistema abre a opção de carrinho de compras para concluir:
Serão confirmados os dados administrativos e validada a aprovação, clique em “Efetivar Solicitação”:
A solicitação passará ao status de “Aguardando Autorização de Custo” e o aprovador será notificado por e-mail. Note que ele enxerga todos os detalhes da OS e neste momento suas opções são aprovar ou cancelar. Quando ele aprova, o responsável do departamento financeiro recebe um e-mail informando que deve fazer este pagamento ao solicitante.
A solicitação poderá ser cancelada até o pagamento ser lançado na OS, ou seja, após o usuário financeiro lançar o pagamento, o cancelamento não poderá mais ocorrer.
Lembrando que o ícone de cancelamento fica disponível de acordo com o gruo do usuário e o status da prestação de contas.
Ao voltar do compromisso corporativo, o viajante deve detalhar os gastos ocorridos efetuando uma prestação de contas: